こんにちは、おのぽんです。

Tweets by onopon_engineer

最近Twitterを始めました。

ちょっとずつエンジニアリング的なことも呟いていこうと思います。

さて、弊社には、勤続年数や結婚記念日を祝うなどと言った独自の福利厚生が数多く存在しております。

そして、それらは対象となる月のnヶ月前や当月に通知され、労務の方々が期日になったらご入金していただけるという流れになっています。

そんな素晴らしい取り組みですが、課題を感じる部分も多々ありました。

例えば、特殊な入金の発生する福利厚生の場合、

1. 社員が入社したら、SmartHRの社員情報を更新
2. 独特な福利厚生の管理のために、SmartHRとは別にスプレッドシートを用意
3. スプレッドシートの値を見て、nヶ月前か当月に通知する社員を洗い出す
4. 該当者に対し、通知を行う
5. 期日になったらご入金

というフローで該当者へ通知・ご入金を行います。

そして、このフローを担当する方を見てみると、

1. 担当社員による手入力
2. 担当社員による手入力
3. 担当社員による目視
4. 担当社員によるホスピタリティ
5. 担当社員による作業

と、労務の方のマンパワーにより成り立っていることがわかりました。いつもありがとうございます・・・！

弊社の労務の方は、何かと人力で頑張ってくださっていることが多く、少しでも軽減できたらいいなぁという思いが高まり、弊社のWP HACK DAYという1日で行うハッカソンにて同じチームの方と、福利厚生通知システムを開発しました。

• 1日でプロトタイプを実装する
• その後できるだけ簡単な形で運用に乗せたい

という状況だったので、GoogleAppScript(以下GAS）やSlackAPIを活用して比較的ライトになるよう心がけました。

実際の成果物

準備

社員データ

弊社ではSmartHRを利用して社員データを管理しているため、それらをcsvでダウンロードし、スプレッドシートにimportしておきます。

福利厚生データ

弊社は福利厚生が増えやすいので、福利厚生のデータをスプレッドシートで管理しておき、福利厚生が増えたら記載していける状況としました！

※ 画像はダミーデータです。

条件には、入籍日といったSmartHRから取得できるものはそのまま書き、勤続日数など細かな計算が必要なものは別シートで書いて利用できる状況としております。

チェックが実行されると

上記の福利厚生一覧のデータを元に、

A-C列：社員名や社員番号

D列：通知対象かどうか

E列：通知したかどうか

F列：入金したかどうか

G列：福利厚生の開始年月

が記載されたシートが自動生成され、該当者には◯がつけられます。

上記の◯がついていて、かつ「通知したかどうか」「入金したかどうか」のいずれかにチェックのついていない方が「通知しないといけない方」として、Slackにリマインドされます。

全ての福利厚生を1枚のシートで管理することも考えましたが、

• 管理者の方もこのシートを見て確認したい
• GASを組む際にそっちの方が実装が早くできそう

と判断し、福利厚生ごとにシートが自動生成される方針としました。

実際の通知の様子

このような投稿がGASによる定期実行で投稿されます^^

ペアプロにて活躍した若手エンジニアはこの方！

今回は、ウーマンデブサミでもファシリテーターを行っていた新卒1年目の野村さんです！

ペアプロは初めてとのことでしたが、HACK DAY当日から実際にシステムの運用に乗せるまでの間、とても頑張って実装してくれました！

ありがとう！！

実際に運用を頑張ってくださっていた労務の方の声

下記のメッセージをいただきました！
実際に喜んでくださる姿を見ると、とても嬉しいですね！

管理やアラートが多い上に、手作業（人力）で管理している部分が多かった総務労務に救いの手を差し伸べていただきありがとうございました；；♡
たくさんヒアリングしていただき、今後のことまで考えたシステムをご作成いただき、大感謝です。
完成版をご共有いただいた時は、ふたりの技術の力と心配りに終始感動でした。

今回は労務の方のお仕事を少し減らすことに成功しました。

Before/Afterを並べてみるとほんのわずかなところではありますが、実務に携わっていた方のお気持ちをお伺いすると、わずかな日数の取り組みでも力になることができたのではないかと思います！

引き続き部署内外関係なくさまざまな取り組みをしていこうと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました！